Einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins Atli Ísleifsson skrifar 1. júlí 2020 07:59 Þjóðskjalasafn Íslands við Laugaveg. Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni. Stjórnsýsla Mest lesið Lést við flúðasiglingar í Vestari-Jökulsá Innlent Amma ræsti neyðarhnapp við enn eina árás dóttur sinnar Innlent Lést eftir skyndileg veikindi við klettastökk Innlent Hundarnir þegar aflífaðir en ákvörðun um lógun ólögmæt Innlent Gufunesmálið: „Þetta átti aldrei að fara svona“ Innlent Styttan tekin niður eftir harðar deilur um klúran barm Erlent Simmi lýsir áralöngu umsáturseinelti: Sat um hann í bílakjallara Innlent Skjálfti fannst á höfuðborgarsvæðinu Innlent Gefur sig fram fimmtíu árum eftir bankarán í Kópavogi Innlent Segjast ekkert hafa vitað um hætturnar í Reynisfjöru Innlent Fleiri fréttir Ekki stafi lengur tilvistarógn af Hamasliðum Lést eftir skyndileg veikindi við klettastökk Segjast ekkert hafa vitað um hætturnar í Reynisfjöru Féll fjóra metra í vinnuslysi í Kópavogi Ómeðvitaðir ferðamenn í Reynisfjöru, síbökuð hjón og tölvuspil fram á nótt Enginn árangur af „veiða og sleppa“ aðferðinni Flokkarnir dæla milljónum í áróður á Meta Hræðast að fleiri en einn fari í sjóinn Átökin „hvorki vegna né þrátt fyrir“ áfengissöluna Heitavatnslaust í Laugardal Lést við flúðasiglingar í Vestari-Jökulsá Langflestir telja sig búa á góðum stað fyrir samkynhneigða Áttu ekki von á neinu veseni og viðbúnaður eftir því Amma ræsti neyðarhnapp við enn eina árás dóttur sinnar Maður féll í Vestari-Jökulsá Fangar í einangrun vegna sama máls noti ekki sama útisvæði Hundarnir þegar aflífaðir en ákvörðun um lógun ólögmæt Samskipti fanga í einangrun, tapsárir Danir og drottning Gleðigöngunnar Allir fundir við ESB „fyrst og fremst“ hagsmunagæsla Telja að lífvörður myndi aðeins gera ferðamenn kærulausari Esjan snjólaus og það óvenju snemma Íslendingurinn í Grikklandi laus úr haldi Dvalarleyfi langtum dýrara í hinum Norðurlöndunum Lögreglurannsókn á banaslysi í Brúará „svo til“ lokið Nauðsynlegt að fólk fái úrræði til að vernda sig frá djúpfölsunum Enginn handtekinn eftir hópslagsmálin Skjálfti fannst á höfuðborgarsvæðinu Finna áhugann dvína á meðan vinir berjast og deyja á vígvellinum „Það fer enginn lífvörður út í“ Reyndi að kaupa glás af nammi og kom upp um tíu ára bankaræningja Sjá meira
Þjóðskjalasafn hefur einungis fengið gögn úr þremur prósentum af rafrænum gagnakerfum ríkisins og er hætta á að mikilvægar upplýsingar ríkisins geti glatast. Þetta kemur fram í nýrri skýrslu Þjóðskjalasafns Íslands sem unnin er úr könnun á meðferð skjala hjá afhendingarskyldum aðilum ríkisins sem framkvæmd var í febrúar. Þar sem segir að heilbrigðisstofnanir, dómstólar og lögregluembætti standi sig illa er kemur að því að uppfylla lög og reglur sem lúta að skjalavörslu og skjalastjórn. Í tilkynningu frá stofnuninni segir að könnunin leiði í ljós að þótt skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari batnandi miðað við fyrri kannanir frá 2012 og 2016, þá sé enn víða pottur brotinn. Aðbúnaður í skjalageymslum sé almennt ekki nægilega góður og meðferð á tölvupóstum ábótavant. Á móti komi að ýmislegt horfi til betri vegar, til að mynda að störfum skjalastjóra hafi fjölgað og óheimil eyðing gagna sé nánast úr sögunni. Rafræn skjalavarsla skammt á veg komin „Í skýrslu Þjóðskjalasafns segir einnig að alvarlegt sé hve rafræn skjalavarsla ríkisins sé skammt á veg komin. Samkvæmt könnuninni eru 1.400 rafræn gagnakerfi í notkun hjá ríkinu en Þjóðskjalasafn hefur aðeins fengið tilkynningar um 20% þessara kerfa og gögn úr aðeins 40 gagnakerfum hafa verið afhent safninu til varðveislu, eða 3%. Þjóðskjalavörður segir mikilvægt að ríkið í heild setji sér markmið um að innan fárra ára verði það að mestu komið í rafræna skjalavörslu og pappírsskjalavarsla víki. Hagsmunir einstaklinga geta verið í húfi Ein afleiðing þess að ríkið hugi ekki að varðveislu rafrænna gagna getur verið sú að mikilvægar upplýsingar ríkisins tapist. Það getur haft ýmis neikvæð áhrif, s.s. að upplýsingaréttur almennings sé ekki virkur því gögn finnast ekki þegar á þarf að halda. Þá þýðir ástandið í rafrænum skjalamálum ríkisins einnig að miklu meira magn pappírsskjala er nú að finna hjá þeim sem eru afhendingarskyldir á gögnum sínum til Þjóðskjalasafns en í fyrri könnunum safnsins. Mörg hundruð stofnunum og lögaðilum á Íslandi er skylt að afhenda Þjóðskjalasafninu öll sín gögn til varðveislu,“ segir í tilkynningunni.
Stjórnsýsla Mest lesið Lést við flúðasiglingar í Vestari-Jökulsá Innlent Amma ræsti neyðarhnapp við enn eina árás dóttur sinnar Innlent Lést eftir skyndileg veikindi við klettastökk Innlent Hundarnir þegar aflífaðir en ákvörðun um lógun ólögmæt Innlent Gufunesmálið: „Þetta átti aldrei að fara svona“ Innlent Styttan tekin niður eftir harðar deilur um klúran barm Erlent Simmi lýsir áralöngu umsáturseinelti: Sat um hann í bílakjallara Innlent Skjálfti fannst á höfuðborgarsvæðinu Innlent Gefur sig fram fimmtíu árum eftir bankarán í Kópavogi Innlent Segjast ekkert hafa vitað um hætturnar í Reynisfjöru Innlent Fleiri fréttir Ekki stafi lengur tilvistarógn af Hamasliðum Lést eftir skyndileg veikindi við klettastökk Segjast ekkert hafa vitað um hætturnar í Reynisfjöru Féll fjóra metra í vinnuslysi í Kópavogi Ómeðvitaðir ferðamenn í Reynisfjöru, síbökuð hjón og tölvuspil fram á nótt Enginn árangur af „veiða og sleppa“ aðferðinni Flokkarnir dæla milljónum í áróður á Meta Hræðast að fleiri en einn fari í sjóinn Átökin „hvorki vegna né þrátt fyrir“ áfengissöluna Heitavatnslaust í Laugardal Lést við flúðasiglingar í Vestari-Jökulsá Langflestir telja sig búa á góðum stað fyrir samkynhneigða Áttu ekki von á neinu veseni og viðbúnaður eftir því Amma ræsti neyðarhnapp við enn eina árás dóttur sinnar Maður féll í Vestari-Jökulsá Fangar í einangrun vegna sama máls noti ekki sama útisvæði Hundarnir þegar aflífaðir en ákvörðun um lógun ólögmæt Samskipti fanga í einangrun, tapsárir Danir og drottning Gleðigöngunnar Allir fundir við ESB „fyrst og fremst“ hagsmunagæsla Telja að lífvörður myndi aðeins gera ferðamenn kærulausari Esjan snjólaus og það óvenju snemma Íslendingurinn í Grikklandi laus úr haldi Dvalarleyfi langtum dýrara í hinum Norðurlöndunum Lögreglurannsókn á banaslysi í Brúará „svo til“ lokið Nauðsynlegt að fólk fái úrræði til að vernda sig frá djúpfölsunum Enginn handtekinn eftir hópslagsmálin Skjálfti fannst á höfuðborgarsvæðinu Finna áhugann dvína á meðan vinir berjast og deyja á vígvellinum „Það fer enginn lífvörður út í“ Reyndi að kaupa glás af nammi og kom upp um tíu ára bankaræningja Sjá meira