Braggablús? Þórdís Lóa Þórhallsdóttir. skrifar 18. febrúar 2020 17:00 Borgarstjórn ræðir aftur Braggann í dag, nú vegna skýrslu borgarskjalavarðar um skjalavörslu tengda framkvæmdum við Nauthólsveg 100. Framkvæmdin sem um ræðir var á dagskrá síðasta meirihluta, sem Viðreisn var ekki hluti af, en við höfum tekið þátt í að leysa úr vandanum í samræmi við hugsjónir okkar um ábyrga stjórnun sem leiði til betri og áreiðanlegri ákvarðanatöku. Áhyggjum af skjalalegum lagabrotum hefur verið vísað til borgarlögmanns til lagalegrar greiningar og verður minnisblað hans birt opinberlega því það er ekkert í Braggamálinu svokallaða sem ekki á að vera uppi á yfirborðinu. Þegar misbresturinn kom í ljós með skýrslu Innri endurskoðunar í fyrra var farið í töluverða uppstokkun á skipulaginu hér í ráðhúsinu til að einfalda ferla og skerpa á ábyrgð og umboði. Skrifstofa eigna- og atvinnuþróunar, sú skrifstofa sem bar ábyrgð á framkvæmdum við Braggann, var lögð niður. Framkvæmdir voru færðar yfir á umhverfis- og skipulagssvið og hlutverk innkauparáðs verður útvíkkað til að styrkja eftirlitshlutverk þess með kostnaðaráætlunum, innkaupum og útboðum. Innkaupareglur Reykjavíkur hafa verið teknar til endurskoðunar. Fjármálaskrifstofan var efld, ekki síst á sviði áhættustýringar og auglýsir Reykjavíkurborg þessa dagana eftir bæði skrifstofustjóra áhættustýringar og sérfræðing í áhættustýringu. Við viljum tryggja agaða og góða fjármálastjórn, þar sem fjármunum er ráðstafað af ráðdeild og hagkvæmni og virkt eftirlit er með fjárfestingum og framkvæmdum. Þetta eftirlit á ekki bara að liggja hjá embættismönnum. Kjörnir fulltrúar þurfa líka að geta haft virkt eftirlit með fjármálum borgarinnar, til að standa undir ábyrgð sinni. Því eru viðaukar vegna fjármála reglulega lagðir fyrir Borgarráð. Hvað varðar ábendingar borgarskjalavarðar, hefur þegar verið brugðist við þeim, því þetta eru ábendingar sem að efninu til komu fram í skýrslu Innri endurskoðanda fyrir ári síðan. Í september á síðasta ári lögðum við fram á fundi borgarráðs yfirlit yfir hvernig brugðist hefur verið við ábendingum og niðurstöðum skýrslu innri endurskoðunar um Nauthólsveg 100, þar á meðal hvernig ábendingum um að skjölun hafi verið ófullnægjandi. Þarna þurfti að bæta úr því gott aðgengi að upplýsingum er forsenda góðra ákvarðana, trausts og aðhalds. Fyrst og síðast byggir góð skjalavarsla á því að allir starfsmenn séu meðvitaðir um hvernig nota eigi skjalakerfin og að fræðsla um notkun þeirra sé reglulega endurtekin. Niðurstaða borgarskjalavarðar er að Borgarskjalasafn þurfi að vera mun virkara í fræðslu um skjalavistunarmál. Þá er mannauðs- og starfsumhverfissvið að undirbúa aðgengilega fræðslu um skjalavistun fyrir starfsmenn. En til að auðvelda starfsmönnum verkið hefur einnig verið ákveðið að verja milljarði í nýtt upplýsinga- og skjalavörslukerfi sem hefur fengið nafnið Hlaðan. Hlaðan hefur verið í undirbúningi í nokkurn tíma enda eitt stærsta og dýrasta kerfi borgarinnar, og hafa fyrstu skref innleiðingar verið tekin. Um helgina var t.d. auglýst eftir Hlöðusérfræðingi, snjöllum og skemmtilegum starfsmanni fyrir innleiðingu á upplýsingastjórnunarkerfinu. Allir starfsmenn á miðlægum skrifstofum eiga að vera farnir að vinna í Hlöðunni í lok þessa árs. Innleiðing Hlöðunnar felur líka í sér gott tækifæri til að fara yfir skjalavistunarmál hjá starfsmönnum. Einn helsti kosturinn við Hlöðuna er að þá verður vinnuumhverfi og skjalavistunarkerfi ekki lengur aðskilið. Það verða því miklu færri skref falin í því vista skjöl á réttum stað. Í þessu mun felast verulegur vinnusparnaður og einföldun verklags. Meðfram því sem Hlaðan er tekin upp er verið að yfirfara málalykla hjá borginni og endurskoða skjalavistunaráætlanir í miðlægri stjórnsýslu, samkvæmt leiðbeiningum frá Borgarskjalasafni. Til að koma í veg fyrir tvíverknað var ákveðið að setja vinnu við nýja málalykla og skjalvistunaráætlanir ekki strax af stað á síðasta ári en hún er núna vel á veg komin. Allar þessar breytingar sem farið hefur verið í miða að því að einfalda og skýra borgarkerfið til að hægt sé að taka betri ákvarðanir, hafa betra eftirlit, nýta betur almannafé og stuðla að betri stjórnsýslu fyrir borgarbúa. Höfundur er oddviti Viðreisnar í Reykjavík og formaður borgarráðs Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Braggamálið Reykjavík Skipulag Þórdís Lóa Þórhallsdóttir Mest lesið Gervigreind í námi: 5 lykilskref fyrir öryggi nemenda Björgmundur Guðmundsson Skoðun Falin tækifæri til náms Heiða Ingimarsdóttir Skoðun Við þurfum hagkvæmu virkjunarkostina Gunnar Guðni Tómasson Skoðun Þjóðkirkja á réttri leið Þórður Guðmundsson Skoðun Staðreyndir um einfaldara regluverk Guðlaugur Þór Þórðarson Skoðun Opið bréf til Rósu Guðbjartsdóttur Margrét Kristín Blöndal Skoðun Veitingastaðir eru ekki kjarnorkuver Jóhann Páll Jóhannsson Skoðun “Jákvæð viðbrögð” um veiðigjaldið? Heimir Örn Árnason Skoðun Rangfærslur Viðskiptaráðs Finnbjörn A. Hermannsson Skoðun Halldór 21.06.2025 Halldór Skoðun Skoðun Þjóðkirkja á réttri leið Þórður Guðmundsson skrifar Skoðun Staðreyndir um einfaldara regluverk Guðlaugur Þór Þórðarson skrifar Skoðun Við þurfum hagkvæmu virkjunarkostina Gunnar Guðni Tómasson skrifar Skoðun Falin tækifæri til náms Heiða Ingimarsdóttir skrifar Skoðun Gervigreind í námi: 5 lykilskref fyrir öryggi nemenda Björgmundur Guðmundsson skrifar Skoðun Grein til stuðnings Söngskóla Sigurðar Demetz Sveinn Dúa Hjörleifsson,Eyrún Unnarsdóttir,Elmar GIlbertsson,Álfheiður Guðmundsdóttir,Kristján Jóhannesson skrifar Skoðun “Jákvæð viðbrögð” um veiðigjaldið? Heimir Örn Árnason skrifar Skoðun Skattgreiðendur látnir borga brúsann Hjörtur J. Guðmundsson skrifar Skoðun Nokkur orð um Kúbudeiluna og viðskiptabannið Gylfi Páll Hersir skrifar Skoðun Ráðherrar með reiknivél og leyndarhyggju Kristinn Karl Brynjarsson skrifar Skoðun Gróf misbeiting illa fengins valds Örn Sigurðsson skrifar Skoðun Að sækja gullið (okkar) grein 2 Þröstur Friðfinnsson skrifar Skoðun Það verða aðrir þjóðhátíðardagar fyrir okkur en dagar Palestínumanna eru taldir Davíð Aron Routley skrifar Skoðun Pólítískt hugrekki Unnur Hrefna Jóhannsdóttir skrifar Skoðun Vísir að lægri orkureikningi Einar Vilmarsson skrifar Skoðun Frábær fundur, frábært framtak, vanvirk stjórnsýsla, meðvirk stjórnvöld Ögmundur Jónasson skrifar Skoðun Opið bréf til Rósu Guðbjartsdóttur Margrét Kristín Blöndal skrifar Skoðun Mikil réttarbót fyrir fatlað fólk mætir hindrunum Kolbrún Áslaugar Baldursdóttir skrifar Skoðun Verið brjáluð. Ég fer ekki neitt Ian McDonald skrifar Skoðun Hvernig eiga umsækjendur í opinbera sjóði að fylgja forsendum sem eru þversagnakenndar? Bogi Ragnarsson skrifar Skoðun Vönduð vinnubrögð? Heiðrún Lind Marteinsdóttir skrifar Skoðun Við viljum styðja ungmenni í að velja rétt fyrir sig og sína framtíð Þórdís Jóna Sigurðardóttir skrifar Skoðun Veitingastaðir eru ekki kjarnorkuver Jóhann Páll Jóhannsson skrifar Skoðun Nýr vegvísir Evrópusambandsins um jafnrétti kynjanna Clara Ganslandt skrifar Skoðun Frá stjórnun til tengsla – Endurmat á atferlismeðferð í ljósi tilfinningagreindar Kristín Magdalena Ágústsdóttir skrifar Skoðun Blaður 35 Gunnar Hólmsteinn Ársælsson skrifar Skoðun Kaldar kveðjur frá forsætisráðherrra til ferðaþjónustunnar Pétur Óskarsson skrifar Skoðun Nú hefst samræmt próf í stærðfræði Sigrún Ólöf Ingólfsdóttir skrifar Skoðun Rangfærslur Viðskiptaráðs Finnbjörn A. Hermannsson skrifar Skoðun Sanngirni í Kópavogsmódelinu Eydís Inga Valsdóttir skrifar Sjá meira
Borgarstjórn ræðir aftur Braggann í dag, nú vegna skýrslu borgarskjalavarðar um skjalavörslu tengda framkvæmdum við Nauthólsveg 100. Framkvæmdin sem um ræðir var á dagskrá síðasta meirihluta, sem Viðreisn var ekki hluti af, en við höfum tekið þátt í að leysa úr vandanum í samræmi við hugsjónir okkar um ábyrga stjórnun sem leiði til betri og áreiðanlegri ákvarðanatöku. Áhyggjum af skjalalegum lagabrotum hefur verið vísað til borgarlögmanns til lagalegrar greiningar og verður minnisblað hans birt opinberlega því það er ekkert í Braggamálinu svokallaða sem ekki á að vera uppi á yfirborðinu. Þegar misbresturinn kom í ljós með skýrslu Innri endurskoðunar í fyrra var farið í töluverða uppstokkun á skipulaginu hér í ráðhúsinu til að einfalda ferla og skerpa á ábyrgð og umboði. Skrifstofa eigna- og atvinnuþróunar, sú skrifstofa sem bar ábyrgð á framkvæmdum við Braggann, var lögð niður. Framkvæmdir voru færðar yfir á umhverfis- og skipulagssvið og hlutverk innkauparáðs verður útvíkkað til að styrkja eftirlitshlutverk þess með kostnaðaráætlunum, innkaupum og útboðum. Innkaupareglur Reykjavíkur hafa verið teknar til endurskoðunar. Fjármálaskrifstofan var efld, ekki síst á sviði áhættustýringar og auglýsir Reykjavíkurborg þessa dagana eftir bæði skrifstofustjóra áhættustýringar og sérfræðing í áhættustýringu. Við viljum tryggja agaða og góða fjármálastjórn, þar sem fjármunum er ráðstafað af ráðdeild og hagkvæmni og virkt eftirlit er með fjárfestingum og framkvæmdum. Þetta eftirlit á ekki bara að liggja hjá embættismönnum. Kjörnir fulltrúar þurfa líka að geta haft virkt eftirlit með fjármálum borgarinnar, til að standa undir ábyrgð sinni. Því eru viðaukar vegna fjármála reglulega lagðir fyrir Borgarráð. Hvað varðar ábendingar borgarskjalavarðar, hefur þegar verið brugðist við þeim, því þetta eru ábendingar sem að efninu til komu fram í skýrslu Innri endurskoðanda fyrir ári síðan. Í september á síðasta ári lögðum við fram á fundi borgarráðs yfirlit yfir hvernig brugðist hefur verið við ábendingum og niðurstöðum skýrslu innri endurskoðunar um Nauthólsveg 100, þar á meðal hvernig ábendingum um að skjölun hafi verið ófullnægjandi. Þarna þurfti að bæta úr því gott aðgengi að upplýsingum er forsenda góðra ákvarðana, trausts og aðhalds. Fyrst og síðast byggir góð skjalavarsla á því að allir starfsmenn séu meðvitaðir um hvernig nota eigi skjalakerfin og að fræðsla um notkun þeirra sé reglulega endurtekin. Niðurstaða borgarskjalavarðar er að Borgarskjalasafn þurfi að vera mun virkara í fræðslu um skjalavistunarmál. Þá er mannauðs- og starfsumhverfissvið að undirbúa aðgengilega fræðslu um skjalavistun fyrir starfsmenn. En til að auðvelda starfsmönnum verkið hefur einnig verið ákveðið að verja milljarði í nýtt upplýsinga- og skjalavörslukerfi sem hefur fengið nafnið Hlaðan. Hlaðan hefur verið í undirbúningi í nokkurn tíma enda eitt stærsta og dýrasta kerfi borgarinnar, og hafa fyrstu skref innleiðingar verið tekin. Um helgina var t.d. auglýst eftir Hlöðusérfræðingi, snjöllum og skemmtilegum starfsmanni fyrir innleiðingu á upplýsingastjórnunarkerfinu. Allir starfsmenn á miðlægum skrifstofum eiga að vera farnir að vinna í Hlöðunni í lok þessa árs. Innleiðing Hlöðunnar felur líka í sér gott tækifæri til að fara yfir skjalavistunarmál hjá starfsmönnum. Einn helsti kosturinn við Hlöðuna er að þá verður vinnuumhverfi og skjalavistunarkerfi ekki lengur aðskilið. Það verða því miklu færri skref falin í því vista skjöl á réttum stað. Í þessu mun felast verulegur vinnusparnaður og einföldun verklags. Meðfram því sem Hlaðan er tekin upp er verið að yfirfara málalykla hjá borginni og endurskoða skjalavistunaráætlanir í miðlægri stjórnsýslu, samkvæmt leiðbeiningum frá Borgarskjalasafni. Til að koma í veg fyrir tvíverknað var ákveðið að setja vinnu við nýja málalykla og skjalvistunaráætlanir ekki strax af stað á síðasta ári en hún er núna vel á veg komin. Allar þessar breytingar sem farið hefur verið í miða að því að einfalda og skýra borgarkerfið til að hægt sé að taka betri ákvarðanir, hafa betra eftirlit, nýta betur almannafé og stuðla að betri stjórnsýslu fyrir borgarbúa. Höfundur er oddviti Viðreisnar í Reykjavík og formaður borgarráðs
Skoðun Grein til stuðnings Söngskóla Sigurðar Demetz Sveinn Dúa Hjörleifsson,Eyrún Unnarsdóttir,Elmar GIlbertsson,Álfheiður Guðmundsdóttir,Kristján Jóhannesson skrifar
Skoðun Það verða aðrir þjóðhátíðardagar fyrir okkur en dagar Palestínumanna eru taldir Davíð Aron Routley skrifar
Skoðun Frábær fundur, frábært framtak, vanvirk stjórnsýsla, meðvirk stjórnvöld Ögmundur Jónasson skrifar
Skoðun Hvernig eiga umsækjendur í opinbera sjóði að fylgja forsendum sem eru þversagnakenndar? Bogi Ragnarsson skrifar
Skoðun Við viljum styðja ungmenni í að velja rétt fyrir sig og sína framtíð Þórdís Jóna Sigurðardóttir skrifar
Skoðun Frá stjórnun til tengsla – Endurmat á atferlismeðferð í ljósi tilfinningagreindar Kristín Magdalena Ágústsdóttir skrifar