Stafræn bylting sýslumanna Kristín Þórðardóttir skrifar 10. febrúar 2025 21:02 Sýslumannsembættin hafa á síðustu árum náð markverðum árangri í stafrænni umbreytingu og eru nú meðal fremstu stofnana í rafrænni opinberri þjónustu. Flest þjónustuferli hafa verið færð í stafrænan farveg, sem gerir landsmönnum kleift að nálgast þjónustuna án þess að mæta á staðinn. Ár hvert þjónusta sýslumenn tæplega 60% landsmanna. Það er fullt tilefni til að vekja athygli á þeirri þróun sem hefur átt sér stað í starfsemi sýslumanna. Meiri framleiðni, samvinna og samstarf Stafræn vegferð sýslumanna hefur einkennst af samvinnu og samstarfi milli níu sjálfstæðra sýslumannsembætta þar sem starfsmönnum var veitt tækifæri til að taka þátt í og leiða stafræna umbreytingu, í stað þess að stöðugildum væri fjölgað með ráðningum utanaðkomandi sérfræðinga. Þannig var stafræn umbreyting drifin af núverandi mannauði þar sem starfsmenn tóku að sér hlutverk vörustjóra fyrir mismunandi málaflokka. Starfsmenn fengu því bæði rödd og hlutverk í breytingaferlinu. Öflugt Sýslumannaráð stýrði vegferðinni, einfaldaði boðleiðir og forgangsraðaði verkefnum. Vörustjórar sýslumanna þróuðu ný þjónustuferli með áherslu á þarfir viðskiptavina, í góðu samstarfi við Stafrænt Ísland. Sýslumenn hafa tengst stofnunum og fyrirtækjum til að tryggja öruggt, sjálfvirkt og áreiðanlegt flæði upplýsinga í stað þess að senda viðskiptavini á milli staða í sömu erindagjörðum. Umbótamenning Í umbreytingarferlinu og á undirbúningstíma þess hafa sýslumenn ráðist í útboð á tölvurekstri og hugbúnaðarþróun og hafa, fyrstir stofnana, fært upplýsingavef sinn á Ísland.is, innleitt stafrænar lausnir og sjálfvirka ferla og fært allar umsóknir, beiðnir o.fl. í stafrænt eða rafrænt form. Þrátt fyrir aukinn málafjölda, fleiri verkefni og fjölgun íbúa um rúmlega 30.000 frá því stafræn innleiðing hófst hefur stöðugildum ekki fjölgað. Reynslan hefur sýnt að þeir sem þegar starfa að verkefnunum finna oft bestu lausnirnar, enda búa þeir að góðri þekkingu á sínu sviði. Með því að virkja starfsmenn til þátttöku í breytingaferlum eykst ekki aðeins skilvirkni í málaflokkum heldur einnig áhugi hinna sömu á að þróa og bæta eigin vinnuferla. Umbótahugsun verður áberandi þáttur í vinnustaðamenningunni. Aukin hagræðing og hraðari innleiðing nýrra verkefna hefur skilað sér í meiri ánægju með þjónustu sýslumanna, auknu trausti til embættanna og vaxandi ánægju meðal starfsmanna. Nokkur dæmi Hér verða nefnd helstu atriði sem staðfesta árangur af umbótum sýslumanna: ·180.000 mál hafa verið stofnuð með stafrænum hætti. Beiðnir sem undirritaðar eru rafrænt ásamt nauðsynlegum fylgigögnum stofnast sjálfkrafa í málaskrárkerfum sýslumanna. Þetta skapar umtalsvert vinnuhagræði þar sem gera má ráð fyrir að skráning máls ein og sér taki starfsmann sýslumanns a.m.k. þrjár til fimm mínútur. ·110 nýjar sjálfsafgreiðsluleiðir Stafrænar umsóknir og beiðnir, stafrænir samningar, spjallmenni, netspjall, stafrænt pósthólf, gagnagátt sýslumanna, sjálfvirkar birtingar á listum yfir starfsréttindi og leyfi á vef, upplýsingar um skírteini og réttindi á Mínum síðum og í Ísland.is-appi, stafræn stæðiskort, forskráningar vegna umsókna um vegabréf, nafnskírteini o.fl. ·40.600 rafrænar undirritanir Að hverju máli sem stofnað er hjá sýslumanni koma að jafnaði einn til fjórir aðilar. Stafrænar lausnir gera ráð fyrir undirskriftum allra hlutaðeigandi. Hér hafa rúmlega 40 þúsund manns sparað sér óþarfa ferðalög með tilheyrandi tímasparnaði, svo ekki sé minnst á jákvæð áhrif á umhverfið. ·167.000 bréf send í stafrænt pósthólf Samkvæmt verðskrá Íslandspósts er burðargjald á almennum bréfpósti 0 - 50 g kr. 290. Að teknum mismuni vegna sendingarkostnaðar í stafrænt pósthólf má halda því fram að embættin hafi sparað tæplega 50 m.kr. í póstburðargjöld. ·17 tengingar við stofnanir og fyrirtæki Vefþjónustutengingar hafa verið þróaðar sem stuðla að aukinni sjálfvirkni í öflun gagna bæði fyrir viðskiptavini og starfsmenn við vinnslu mála. Unnið er að fjölgun slíkra tenginga, því viðskiptavinir eiga ekki að þurfa að fara á milli stofnana til að afla gagna fyrir sýslumenn. ·120 sjálfvirkir ferlar Yfir 90% dánarbúsmála stofnast nú rafrænt, 94% leyfamála, 56% fjölskyldumála, 53% skírteina og 80% vottorða. Nauðsynlegar upplýsingar berast inn í mál með sjálfvirkum hætti, s.s. skattframtöl, upplýsingar um fasteignir, fjölskylduskráningar o.s.frv. ·250 stafrænar lausnir innleiddar Sýslumenn nota tæknistakk Stafræns Íslands og laga kerfi sín að þeim lausnum. Að auki hefur þurft að sérsníða lausnir út frá þörfum verkefna og kröfum laga, t.d. vegna rafrænna undirritana allra málsaðila, rafrænna þinglýsinga, fjöldapóstsendinga o.fl. ·Rafrænt kaupferli fasteigna Nú er unnt að þinglýsa algengustu skjölum vegna fasteignakaupa með rafrænum hætti. Í upphafi verkefnisins um rafrænar þinglýsingar var lagt mat á þjóðhagslegan ávinning þeirra. Talið var, að þegar handvirkt vinnuframlag sýslumanna, lánveitenda og fasteignasala væri metið, væri áætlaður ávinningur af notkun rafrænna þinglýsinga á bilinu 1,2–1,7 milljarðar króna á ári. Við það bætist ávinningur af því að ekki þarf að ferðast með pappírsskjöl á milli aðila og hraði í viðskiptum eykst. Rafrænar þinglýsingar verða þó aldrei alsjálfvirkar, einkum vegna þess hve flókið regluverk gildir um mismunandi tegundir fasteigna. ·90% viðskiptavina ánægðir Ánægja með þjónustu sýslumanna hefur aukist með hverju ári og eru viðskiptavinir sérstaklega ánægðir með stafrænar þjónustur sýslumanna. ·91% traust Traust landsmanna til sýslumanna hefur vaxið með hverju ári og hefur hlutfall þeirra sem bera mikið traust til sýslumanna hækkað um fimm prósentustig milli áranna 2022 og 2024. Það er ekki sjálfgefið að viðhalda slíku trausti á tímabili mikilla umbreytinga í þjónustu. Enn er verk að vinna. Sýslumenn halda ótrauðir áfram vinnu að stöðugum umbótum; bættri þjónustu, skilvirkari rekstri og síðast en ekki síst aukinni starfsánægju. Ánægt starfsfólk veitir nefnilega betri þjónustu. Höfundur er sýslumaður á Suðurlandi, settur sýslumaður í Vestmannaeyjum og formaður Sýslumannaráðs. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Stjórnsýsla Stafræn þróun Mest lesið Hvernig vogar þú þér að gera grín að Möggu Stínu? Elliði Vignisson Skoðun Ráðgátan um RÚV Helgi Brynjarsson Skoðun Hættið að þykjast standa með mannréttindum – hafnið nýju útlendingafrumvarpi Jón Sigurðsson Skoðun Hvetjandi refsing Reykjavíkurborgar Halla Gunnarsdóttir Skoðun Skólamáltíðir í Hafnarfirði. Af hverju bauð enginn í verkið? Davíð Arnar Stefánsson Skoðun Flækjustig í skjóli einföldunar Kolbrún Georgsdóttir Skoðun Hvað er í gangi? Jón Pétur Zimsen Skoðun Lausnir í leikskólamálum Kristín Thoroddsen Skoðun Lýst eftir afstöðu Viðreisnar til ríkisstyrkja Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun Hjálpum fólki að eignast börn Hildur Sverrisdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Gervigreind og dómgreind Henry Alexander Henrysson skrifar Skoðun Fjárfesting í réttindum barna bætir fjárhag sveitarfélaga Marín Rós Eyjólfsdóttir skrifar Skoðun Hættið að þykjast standa með mannréttindum – hafnið nýju útlendingafrumvarpi Jón Sigurðsson skrifar Skoðun Alþjóða geðheilbrigðisdagurinn – réttur til réttrar meðferðar Pétur Maack Þorsteinsson skrifar Skoðun Á að takmarka samfélagsmiðlanotkun barna? María Rut Kristinsdóttir skrifar Skoðun Hvernig vogar þú þér að gera grín að Möggu Stínu? Elliði Vignisson skrifar Skoðun Hvað er í gangi? Jón Pétur Zimsen skrifar Skoðun Lausnir í leikskólamálum Kristín Thoroddsen skrifar Skoðun Hjálpum fólki að eignast börn Hildur Sverrisdóttir skrifar Skoðun Ráðgátan um RÚV Helgi Brynjarsson skrifar Skoðun Hvetjandi refsing Reykjavíkurborgar Halla Gunnarsdóttir skrifar Skoðun Flækjustig í skjóli einföldunar Kolbrún Georgsdóttir skrifar Skoðun Lýst eftir afstöðu Viðreisnar til ríkisstyrkja Diljá Mist Einarsdóttir skrifar Skoðun Vegferð menntunar Bryngeir Valdimarsson skrifar Skoðun Almenningssamgöngur fyrir útvalda: Áskorun til stjórnar Strætó bs. og Reykjavíkurborgar Þorsteinn Árnason Sürmeli: skrifar Skoðun Forðumst að sérhagsmunir geti keypt sig til áhrifa í stjórnmálum Arna Lára Jónsdóttir skrifar Skoðun Bætt dagsbirta í Svansvottuðum byggingum Bergþóra Góa Kvaran skrifar Skoðun Skólamáltíðir í Hafnarfirði. Af hverju bauð enginn í verkið? Davíð Arnar Stefánsson skrifar Skoðun Nikótín, konur og krabbamein – gamlar hættur í nýjum búningi Jóhanna Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Frelsi fylgir ábyrgð Eiríkur Björn Björgvinsson skrifar Skoðun Skilningsleysi á skaðsemi verðtryggingar Guðmundur Ásgeirsson skrifar Skoðun Menntakerfi í fremstu röð Guðmundur Ari Sigurjónsson skrifar Skoðun Enn ríkir áhugaleysi um afdrif fósturbarna Guðlaugur Kristmundsson,Sigurgeir B. Þórisson skrifar Skoðun Við viljum nafn Jón Kaldal skrifar Skoðun Stóra skekkjan í 13 ára aldurstakmarki samfélagsmiðla Skúli Bragi Geirdal skrifar Skoðun Er verið að blekkja almenning og sjómenn? Einar Hannes Harðarson skrifar Skoðun Væntingar á villigötum Hjálmtýr Heiðdal skrifar Skoðun Aðskilnaðurinn hlær Þórdís Hólm Filipsdóttir skrifar Skoðun Lágkúrulegur hversdagsleiki illskunnar Guðný Gústafsdóttir skrifar Skoðun Glerþakið brotið á alþjóðlega sjónverndardaginn Sigþór U. Hallfreðsson skrifar Sjá meira
Sýslumannsembættin hafa á síðustu árum náð markverðum árangri í stafrænni umbreytingu og eru nú meðal fremstu stofnana í rafrænni opinberri þjónustu. Flest þjónustuferli hafa verið færð í stafrænan farveg, sem gerir landsmönnum kleift að nálgast þjónustuna án þess að mæta á staðinn. Ár hvert þjónusta sýslumenn tæplega 60% landsmanna. Það er fullt tilefni til að vekja athygli á þeirri þróun sem hefur átt sér stað í starfsemi sýslumanna. Meiri framleiðni, samvinna og samstarf Stafræn vegferð sýslumanna hefur einkennst af samvinnu og samstarfi milli níu sjálfstæðra sýslumannsembætta þar sem starfsmönnum var veitt tækifæri til að taka þátt í og leiða stafræna umbreytingu, í stað þess að stöðugildum væri fjölgað með ráðningum utanaðkomandi sérfræðinga. Þannig var stafræn umbreyting drifin af núverandi mannauði þar sem starfsmenn tóku að sér hlutverk vörustjóra fyrir mismunandi málaflokka. Starfsmenn fengu því bæði rödd og hlutverk í breytingaferlinu. Öflugt Sýslumannaráð stýrði vegferðinni, einfaldaði boðleiðir og forgangsraðaði verkefnum. Vörustjórar sýslumanna þróuðu ný þjónustuferli með áherslu á þarfir viðskiptavina, í góðu samstarfi við Stafrænt Ísland. Sýslumenn hafa tengst stofnunum og fyrirtækjum til að tryggja öruggt, sjálfvirkt og áreiðanlegt flæði upplýsinga í stað þess að senda viðskiptavini á milli staða í sömu erindagjörðum. Umbótamenning Í umbreytingarferlinu og á undirbúningstíma þess hafa sýslumenn ráðist í útboð á tölvurekstri og hugbúnaðarþróun og hafa, fyrstir stofnana, fært upplýsingavef sinn á Ísland.is, innleitt stafrænar lausnir og sjálfvirka ferla og fært allar umsóknir, beiðnir o.fl. í stafrænt eða rafrænt form. Þrátt fyrir aukinn málafjölda, fleiri verkefni og fjölgun íbúa um rúmlega 30.000 frá því stafræn innleiðing hófst hefur stöðugildum ekki fjölgað. Reynslan hefur sýnt að þeir sem þegar starfa að verkefnunum finna oft bestu lausnirnar, enda búa þeir að góðri þekkingu á sínu sviði. Með því að virkja starfsmenn til þátttöku í breytingaferlum eykst ekki aðeins skilvirkni í málaflokkum heldur einnig áhugi hinna sömu á að þróa og bæta eigin vinnuferla. Umbótahugsun verður áberandi þáttur í vinnustaðamenningunni. Aukin hagræðing og hraðari innleiðing nýrra verkefna hefur skilað sér í meiri ánægju með þjónustu sýslumanna, auknu trausti til embættanna og vaxandi ánægju meðal starfsmanna. Nokkur dæmi Hér verða nefnd helstu atriði sem staðfesta árangur af umbótum sýslumanna: ·180.000 mál hafa verið stofnuð með stafrænum hætti. Beiðnir sem undirritaðar eru rafrænt ásamt nauðsynlegum fylgigögnum stofnast sjálfkrafa í málaskrárkerfum sýslumanna. Þetta skapar umtalsvert vinnuhagræði þar sem gera má ráð fyrir að skráning máls ein og sér taki starfsmann sýslumanns a.m.k. þrjár til fimm mínútur. ·110 nýjar sjálfsafgreiðsluleiðir Stafrænar umsóknir og beiðnir, stafrænir samningar, spjallmenni, netspjall, stafrænt pósthólf, gagnagátt sýslumanna, sjálfvirkar birtingar á listum yfir starfsréttindi og leyfi á vef, upplýsingar um skírteini og réttindi á Mínum síðum og í Ísland.is-appi, stafræn stæðiskort, forskráningar vegna umsókna um vegabréf, nafnskírteini o.fl. ·40.600 rafrænar undirritanir Að hverju máli sem stofnað er hjá sýslumanni koma að jafnaði einn til fjórir aðilar. Stafrænar lausnir gera ráð fyrir undirskriftum allra hlutaðeigandi. Hér hafa rúmlega 40 þúsund manns sparað sér óþarfa ferðalög með tilheyrandi tímasparnaði, svo ekki sé minnst á jákvæð áhrif á umhverfið. ·167.000 bréf send í stafrænt pósthólf Samkvæmt verðskrá Íslandspósts er burðargjald á almennum bréfpósti 0 - 50 g kr. 290. Að teknum mismuni vegna sendingarkostnaðar í stafrænt pósthólf má halda því fram að embættin hafi sparað tæplega 50 m.kr. í póstburðargjöld. ·17 tengingar við stofnanir og fyrirtæki Vefþjónustutengingar hafa verið þróaðar sem stuðla að aukinni sjálfvirkni í öflun gagna bæði fyrir viðskiptavini og starfsmenn við vinnslu mála. Unnið er að fjölgun slíkra tenginga, því viðskiptavinir eiga ekki að þurfa að fara á milli stofnana til að afla gagna fyrir sýslumenn. ·120 sjálfvirkir ferlar Yfir 90% dánarbúsmála stofnast nú rafrænt, 94% leyfamála, 56% fjölskyldumála, 53% skírteina og 80% vottorða. Nauðsynlegar upplýsingar berast inn í mál með sjálfvirkum hætti, s.s. skattframtöl, upplýsingar um fasteignir, fjölskylduskráningar o.s.frv. ·250 stafrænar lausnir innleiddar Sýslumenn nota tæknistakk Stafræns Íslands og laga kerfi sín að þeim lausnum. Að auki hefur þurft að sérsníða lausnir út frá þörfum verkefna og kröfum laga, t.d. vegna rafrænna undirritana allra málsaðila, rafrænna þinglýsinga, fjöldapóstsendinga o.fl. ·Rafrænt kaupferli fasteigna Nú er unnt að þinglýsa algengustu skjölum vegna fasteignakaupa með rafrænum hætti. Í upphafi verkefnisins um rafrænar þinglýsingar var lagt mat á þjóðhagslegan ávinning þeirra. Talið var, að þegar handvirkt vinnuframlag sýslumanna, lánveitenda og fasteignasala væri metið, væri áætlaður ávinningur af notkun rafrænna þinglýsinga á bilinu 1,2–1,7 milljarðar króna á ári. Við það bætist ávinningur af því að ekki þarf að ferðast með pappírsskjöl á milli aðila og hraði í viðskiptum eykst. Rafrænar þinglýsingar verða þó aldrei alsjálfvirkar, einkum vegna þess hve flókið regluverk gildir um mismunandi tegundir fasteigna. ·90% viðskiptavina ánægðir Ánægja með þjónustu sýslumanna hefur aukist með hverju ári og eru viðskiptavinir sérstaklega ánægðir með stafrænar þjónustur sýslumanna. ·91% traust Traust landsmanna til sýslumanna hefur vaxið með hverju ári og hefur hlutfall þeirra sem bera mikið traust til sýslumanna hækkað um fimm prósentustig milli áranna 2022 og 2024. Það er ekki sjálfgefið að viðhalda slíku trausti á tímabili mikilla umbreytinga í þjónustu. Enn er verk að vinna. Sýslumenn halda ótrauðir áfram vinnu að stöðugum umbótum; bættri þjónustu, skilvirkari rekstri og síðast en ekki síst aukinni starfsánægju. Ánægt starfsfólk veitir nefnilega betri þjónustu. Höfundur er sýslumaður á Suðurlandi, settur sýslumaður í Vestmannaeyjum og formaður Sýslumannaráðs.
Hættið að þykjast standa með mannréttindum – hafnið nýju útlendingafrumvarpi Jón Sigurðsson Skoðun
Skoðun Hættið að þykjast standa með mannréttindum – hafnið nýju útlendingafrumvarpi Jón Sigurðsson skrifar
Skoðun Alþjóða geðheilbrigðisdagurinn – réttur til réttrar meðferðar Pétur Maack Þorsteinsson skrifar
Skoðun Almenningssamgöngur fyrir útvalda: Áskorun til stjórnar Strætó bs. og Reykjavíkurborgar Þorsteinn Árnason Sürmeli: skrifar
Skoðun Forðumst að sérhagsmunir geti keypt sig til áhrifa í stjórnmálum Arna Lára Jónsdóttir skrifar
Skoðun Nikótín, konur og krabbamein – gamlar hættur í nýjum búningi Jóhanna Kristjánsdóttir skrifar
Skoðun Enn ríkir áhugaleysi um afdrif fósturbarna Guðlaugur Kristmundsson,Sigurgeir B. Þórisson skrifar
Hættið að þykjast standa með mannréttindum – hafnið nýju útlendingafrumvarpi Jón Sigurðsson Skoðun