Um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu ríkisins Lovísa Arnardóttir skrifar 10. desember 2024 10:51 Myndin er tekin á Þjóðskjalasafninu sem er einn þeirra fjórtán aðila sem er með fyrirmyndar skjalavörslu. Þjóðskjalasafnið Í dag eru um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins, þau voru 106.000 árið 2021. Umfangið hefur minnkað um 42 prósent. Helstu niðurstöður nýrrar eftirlitskönnunarinnar Þjóðskjalasafnsins eru að skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari áfram batnandi. Í fyrsta skipti mælist fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem væri skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma. Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Bubbi sendir út neyðarkall Innlent Fréttamaður Ríkisútvarpsins sakaður um áreitni Innlent Varðhaldsstöð þar sem vista megi hælisleitendur og börn lengur en grunaða glæpamenn Innlent Andrés prins afsalar sér öllum titlum í kjölfar ásakana Erlent Vill skoða að lengja fæðingarorlof Innlent Ár frá morðtilrauninni: „Reyndi að drepa mig og það var eins og að drekka vatn fyrir hann“ Innlent Allt stefnir í verkfall flugumferðarstjóra á sunnudag Innlent Skilji áhyggjurnar Innlent Frelsinu fagnað á fjórhjóli sem Sjúkratryggingar greiða ekki niður Innlent Fella niður vörugjöld á vistvæna bíla en hækka á aðra Innlent Fleiri fréttir Bubbi sendir út neyðarkall Varðhaldsstöð þar sem vista megi hælisleitendur og börn lengur en grunaða glæpamenn Vill skoða að lengja fæðingarorlof Allt stefnir í verkfall flugumferðarstjóra á sunnudag Skilji áhyggjurnar Fara fram á gæsluvarðhald yfir meintum brennuvargi Fréttamaður Ríkisútvarpsins sakaður um áreitni Um sé að ræða afturför í jafnréttismálum Fella niður vörugjöld á vistvæna bíla en hækka á aðra Máttu gauka nafni tengdamóðurinnar að Ásthildi Lóu Fimm ár fyrir að stinga mann í tvígang í brjóstið Misskilningur að flugvélin hafi breytt um stefnu vegna veðurs Getur ekki sagt til um hvort hún myndi kvitta undir náðun Kouranis Framtíð PCC á Bakka ekki útséð „Ekki á réttri leið“ samþykki samfélagið fátækt Ár frá morðtilrauninni: „Reyndi að drepa mig og það var eins og að drekka vatn fyrir hann“ Oddný Sv. Björgvinsdóttir er látin Uppsagnir hjá Sýn, staða fjölmiðla og trans dans Miðflokksins Bein útsending: Ætlum við að móta okkar eigin framtíð? Lögreglan fjarlægði „fátæktargildru“ ÖBÍ Yfir þúsund börn bíða eftir því að komast til talmeinafræðings Gagnrýnir ummæli Elds Smára: „Slökkvum eldinn“ Frelsinu fagnað á fjórhjóli sem Sjúkratryggingar greiða ekki niður Áætlanir um málsafgreiðslu ráðuneytis brugðust 26 sinnum Vill breytingar á úreltum reglum, sama í hvora áttina Höggvið á hnút svo börnin í Nuuk fái loks nýja skólann Gagnrýna drög að frumvarpi um brottfararstöð: Ætlað að líkjast fangelsi Sex vilja fyrrum embætti Úlfars Enginn matur í ísskápum dæmi um vanrækslu Skoða hvort þurfi að tilkynna samningana til ESA Sjá meira
Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma.
Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið Bubbi sendir út neyðarkall Innlent Fréttamaður Ríkisútvarpsins sakaður um áreitni Innlent Varðhaldsstöð þar sem vista megi hælisleitendur og börn lengur en grunaða glæpamenn Innlent Andrés prins afsalar sér öllum titlum í kjölfar ásakana Erlent Vill skoða að lengja fæðingarorlof Innlent Ár frá morðtilrauninni: „Reyndi að drepa mig og það var eins og að drekka vatn fyrir hann“ Innlent Allt stefnir í verkfall flugumferðarstjóra á sunnudag Innlent Skilji áhyggjurnar Innlent Frelsinu fagnað á fjórhjóli sem Sjúkratryggingar greiða ekki niður Innlent Fella niður vörugjöld á vistvæna bíla en hækka á aðra Innlent Fleiri fréttir Bubbi sendir út neyðarkall Varðhaldsstöð þar sem vista megi hælisleitendur og börn lengur en grunaða glæpamenn Vill skoða að lengja fæðingarorlof Allt stefnir í verkfall flugumferðarstjóra á sunnudag Skilji áhyggjurnar Fara fram á gæsluvarðhald yfir meintum brennuvargi Fréttamaður Ríkisútvarpsins sakaður um áreitni Um sé að ræða afturför í jafnréttismálum Fella niður vörugjöld á vistvæna bíla en hækka á aðra Máttu gauka nafni tengdamóðurinnar að Ásthildi Lóu Fimm ár fyrir að stinga mann í tvígang í brjóstið Misskilningur að flugvélin hafi breytt um stefnu vegna veðurs Getur ekki sagt til um hvort hún myndi kvitta undir náðun Kouranis Framtíð PCC á Bakka ekki útséð „Ekki á réttri leið“ samþykki samfélagið fátækt Ár frá morðtilrauninni: „Reyndi að drepa mig og það var eins og að drekka vatn fyrir hann“ Oddný Sv. Björgvinsdóttir er látin Uppsagnir hjá Sýn, staða fjölmiðla og trans dans Miðflokksins Bein útsending: Ætlum við að móta okkar eigin framtíð? Lögreglan fjarlægði „fátæktargildru“ ÖBÍ Yfir þúsund börn bíða eftir því að komast til talmeinafræðings Gagnrýnir ummæli Elds Smára: „Slökkvum eldinn“ Frelsinu fagnað á fjórhjóli sem Sjúkratryggingar greiða ekki niður Áætlanir um málsafgreiðslu ráðuneytis brugðust 26 sinnum Vill breytingar á úreltum reglum, sama í hvora áttina Höggvið á hnút svo börnin í Nuuk fái loks nýja skólann Gagnrýna drög að frumvarpi um brottfararstöð: Ætlað að líkjast fangelsi Sex vilja fyrrum embætti Úlfars Enginn matur í ísskápum dæmi um vanrækslu Skoða hvort þurfi að tilkynna samningana til ESA Sjá meira
Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18
Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51
„Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32