Ráð fyrir stjórnendur sem vilja vita hvernig starfsfólkinu líður

Það er ekki ólíklegt að í samkomubanninu í vor hafi margir stjórnendur athugað markvisst hvernig líðan starfsfólks var. Veiran var ný, faraldurinn að taka á sig mynd og enginn vissi í hvað stefndi.

Í dag vitum við betur. Vinnustaðir þekkja sóttvarnir, starfsfólk og neytendur fylgja eftir reglum og við tölum um hið nýja „norm.“ 

En hversu mikilvægt er það að stjórnendur haldi áfram að athuga hvernig líðan starfsfólks er og hvernig er réttast að standa að þeim málum, án þess að fara yfir einhver persónuleg mörk?

Á þessu málefni er tekið í umfjöllun Harvard Business Review. Þar er meðal annars á það bent að þegar verið er að ræða við einhvern sem er að kljást við mikinn kvíða, getur það haft mikil áhrif á viðkomandi hvernig staðið er að samtali um líðan.

Þá hafa rannsóknir sýnt að starfsfólk nær betri árangri í starfi ef vinnustaðurinn telst opinn í samskiptum, þar sem fólk á auðvelt með að tjá sig um sína líðan og tilfinningar.

Hér eru þrjú ráð fyrir stjórnendur sem vilja vita hvernig starfsfólkinu þeirra líður.

1. Líkamleg og andleg líðan

Það er ekkert ólíklegt að stjórnandi sem veit af starfsmanni sem oft þjáist af bakverkjum, hafi nú þegar spurt hvernig gangi í fjarvinnunni. Eru bakverkir skárri eða verri? Hvernig er aðstaðan heima fyrir? Það sem stjórnandi er hins vegar líklegur til að gera, er að láta þar við sitja. 

Lykilatriðið er samt að spyrja ekki aðeins um líkamlega heilsu. Það er jafn áríðandi að spyrja um andlega heilsu. Hvernig líður þér? Hvernig ertu að upplifa ástandið? Má ég spyrja?

Og síðan er það næsta lykilatriði: Að bíða eftir svari og hlusta á það sem sagt er.

Stundum getur það hjálpað í samtölum að stjórnandi nefni eitthvað frá sjálfum sér. Það gæti verið eitthvað eins og „ég er ekki að sofa nógu vel sjálfur,“ yfir í „ég er að hafa áhyggjur af krökkunum í fjarnámi.“ Hvernig er staðan hjá þér?

2. Ekki stjórnenda að leysa málin, heldur styðja við

Mörgum stjórnendum er tamt að reyna að lagfæra allt sem laga þarf. Þetta á ekki við þegar verið er að ræða um tilfinningar og líðan starfsfólks. Þvert á móti segja sérfræðingar að starfsfólk veigri sér frekar við að segja yfirmönnum of mikið, séu þeir líklegir til að yfirtaka mál. 

Enda er líðan og tilfinningar fólks mjög persónuleg mál.

Stjórnendur geta hins vegar boðið fram stuðning. Dæmi um spurningar til starfsmanns eru:

• Hvað heldur þú að gæti hjálpað?
• Er eitthvað sem ég get gert?
• Viltu að við ræðum hvað væri hægt að gera?

Stjórnandi sem sjálfur hefur gengið í gegnum svipaðar aðstæður og starfsmaður lýsir, gæti líka sagt: Ég þekki þetta sjálf/ur og vill að þú vitir að ef þú vilt ræða þetta meir, þá er ég til staðar fyrir þig. 

3. Hlustun (mjög erfið fyrir marga stjórnendur)

Þriðja og síðasta ráðið snýr að hlustun. Einhverjir gætu upplifað það sem endurtekningu á því sem hér hefur þegar verið nefnt.

En hlustun er bara svo mikilvæg og hún er oft mjög erfið fyrir stjórnendur. Enda segja margir að eitt af einkennum stjórnenda sé að þeir eru almennt málglaðari einstaklingar en margur annar. 

Að kunna að hlusta vel, getur því verið áskorun fyrir stjórnendur.

Hér eru nokkur ráð sem stjórnendur geta stuðst við þegar samtöl fara fram:

• Haltu einbeitingunni að því markmiði þínu að þú sért að hlusta til að bjóða fram stuðning
• Gagnrýni á ekki við og fordómar ekki heldur þegar fólk lýsir því hvernig því líður
• Vertu með athyglina á starfsmanninum en ekki því hvernig þér líður 
• Hlustaðu eftir öllu. Í ástandinu sem nú ríkir gætu þættir eins og félagsleg tengsl og/eða fjárhagsáhyggjur verið að spila inn í
• Fylgstu með líkamstjáningu starfsmannsins, það er líka hægt á fjarfundum. Reyndu að lesa í svipbrigði og hegðun. Er starfsmaðurinn til dæmis afslappaður, stressaður eða hikandi?
• Ekki spyrja um smáatriði því þér koma þau hreinlega ekki við
• Þegar (já þegar!) þú stendur sjálfan þig að því að vera farin að hugsa um sjálfan þig í samtalinu: Skiptu um gír og farðu aftur að hlusta
•  Reyndu að vera í aðstæðum þar sem þú verður ekki fyrir truflun á meðan. Ef eitthvað kemur upp, til dæmis tölvupóstur, áríðandi skilaboð eða símtal sem þú verður að svara, láttu þá starfsmanninn vita. Ef tíminn reyndist ekki nægur fyrir samtalið, bókaðu þá nýjan tíma til að ræða málin frekar.