Tölvupóstar stjórnenda Rakel Sveinsdóttir skrifar 29. maí 2020 11:00 Vísir/Getty Ef þú ert yfirmaður ættir þú að hugsa þig tvisvar um áður en þú sendir starfsfólki þínu tölvupóst utan vinnutíma. Ekki aðeins teljast slík vinnubrögð ekki lengur hæfa nútímastjórnanda heldur geta áhrifin líka birst í ýmsu öðru. Starfsfólk upplifir sigþurfa að vera á vaktinni allan sólahringinn, telur sig þurfa að svara yfirmönnum um hæl o.s.frv. Að sama skapi eru það oft tölvupóstar stjórnenda sem leggja línurnar fyrir alla aðra tölvupósta fyrirtækisins. Hvernig þeir eru framsettir, hversu tíðir þeir eru, hvenær þeir eru sendir, hversu margir mótttakendur eru o.sfrv. Hér eru nokkur einföld ráð fyrir stjórnendur. Framsetning: Komdu þér beint að efninu Vertu skýr í þeim skilaboðum um hverju þú ert að óska eftir og/eða leiðbeina með. Vertu ekki of langorður. Komdu þér beint að efninu og vandaðu orðaval og stafsetningu. Tímasetning: Ekki senda tölvupóst utan vinnutíma Yfirmenn sem senda tölvupósta utan vinnutíma eru í raun að lýsa því yfir að fyrirtækið ætlist til þess að aðrir starfsmenn geri það sama. Það sama gildir reyndar um tölvupósta stjórnenda almennt utan vinnutíma, til viðskiptavina, birgja o.s.frv. Einstaka undantekningar geta verið á þessu ef erindið er áríðandi eða þolir ekki bið. Nýttu þér frekar að tímastilla tölvupóstsendingar. Leggðu línurnar og fylgdu reglunum sjálf/ur eftir Tæknilega getum við öll verið í sambandi allan sólahringinn en í dag snúast nútímastjórnarhættir um að huga vel að líðan og heilsu starfsmanna, passa vel upp á að allir fái sinn hvíldartíma og að almenn virðing sé borin fyrir aðskilnaði einkalífs og vinnu. Ef starfsmaður er í fríi eða veikur, á hann/hún ekki að hafa áhyggjur af því hvaða tölvupóstar eru mögulega að detta inn í inboxið. Ekki vera stjórnandinn sem vanvirðir þetta þegar þér hentar. Leggðu frekar línurnar og fylgdu eftir þeim reglum sjálfur. Vertu leiðandi í að skapa vinnustaðamenningu þar sem tölvupóstar, framsetning, tímasetning og tíðni skipta máli. Það á ekkert síður við um hvernig, hvenær og hversu fljót/ur þú ert að svara tölvupóstum sem þér berast. Stjórnun Góðu ráðin Mest lesið Stefna á að hefja starfsemi á Möltu innan tíu vikna Viðskipti innlent Arnar Þór og Unnur Lilja skipta búi Play Viðskipti innlent „Það er svo langt síðan að við höfðum ekki trú á Play“ Viðskipti innlent Fallið frá kröfum um neyðarfjarskipti á hálendinu Viðskipti innlent Segir ekki honum að kenna að Play hafi farið á hausinn Viðskipti innlent Hrun í makríl og kolmunna Viðskipti innlent Norðlensk framleiðsla sem er að slá í gegn á Íslandi Samstarf Bændaferðir færa sig í skemmtiferðasiglingar Viðskipti innlent Snaps teygir anga sína út á Hlemm Viðskipti innlent Play með sex prósent flugsæta til og frá landinu Viðskipti innlent Fleiri fréttir „Höfum aldrei þurft að hugsa um þetta áður“ Finnsson fjölskyldan: „Það var samt eitthvað svo fallegt við þetta“ Sannfærð um að hún var Skoti í fyrra lífi Ekki of seint að breyta starfsframa eða vinnu eftir fimmtugt Að líða eins og svikara í vinnunni „Fyrir löngu orðin að aðstoðarmanninum sem ég leitaði að í tólf ár“ „Prófaðu að segja við AI: Ókei, ég vil að þú hjálpir mér í vinnunni“ Valsstelpa í lyfjabyltingu: „Ég var alltaf svolítið skrýtin blanda“ Lögreglustjórinn: Segir pabbabrandara, elskar krimmasögur og segir húmor vanmetinn Vaxtaverkir í golfi: Kylfingum fjölgar um þúsundir á ári SVÓT viðtöl við alla starfsmenn: „Gerðu þetta bara!“ „Eitt sinn var ég ekki svo lánsöm að tilheyra stóru vinkonusamfélagi“ „Er nú rétt að jafna mig á slæmu Wham! blæti“ Algengustu og neyðarlegustu mistökin í tölvupóstum Hinseginvottun: „Það er heldur engin kynjamerking á salernum fyrir fatlaða“ Gervihjónabönd: Að eiga vinnueiginmann eða vinnueiginkonu Framkvæmdastjóri Olís: „Ekki hleypa henni að græjunum“ Hryllingssögur og dæmi: „Slúbbertar halda heilu stofnunum í gíslingu“ Slúbbertar hjá ríkinu: „Erum að skapa ófremdarástand“ Sjá meira
Ef þú ert yfirmaður ættir þú að hugsa þig tvisvar um áður en þú sendir starfsfólki þínu tölvupóst utan vinnutíma. Ekki aðeins teljast slík vinnubrögð ekki lengur hæfa nútímastjórnanda heldur geta áhrifin líka birst í ýmsu öðru. Starfsfólk upplifir sigþurfa að vera á vaktinni allan sólahringinn, telur sig þurfa að svara yfirmönnum um hæl o.s.frv. Að sama skapi eru það oft tölvupóstar stjórnenda sem leggja línurnar fyrir alla aðra tölvupósta fyrirtækisins. Hvernig þeir eru framsettir, hversu tíðir þeir eru, hvenær þeir eru sendir, hversu margir mótttakendur eru o.sfrv. Hér eru nokkur einföld ráð fyrir stjórnendur. Framsetning: Komdu þér beint að efninu Vertu skýr í þeim skilaboðum um hverju þú ert að óska eftir og/eða leiðbeina með. Vertu ekki of langorður. Komdu þér beint að efninu og vandaðu orðaval og stafsetningu. Tímasetning: Ekki senda tölvupóst utan vinnutíma Yfirmenn sem senda tölvupósta utan vinnutíma eru í raun að lýsa því yfir að fyrirtækið ætlist til þess að aðrir starfsmenn geri það sama. Það sama gildir reyndar um tölvupósta stjórnenda almennt utan vinnutíma, til viðskiptavina, birgja o.s.frv. Einstaka undantekningar geta verið á þessu ef erindið er áríðandi eða þolir ekki bið. Nýttu þér frekar að tímastilla tölvupóstsendingar. Leggðu línurnar og fylgdu reglunum sjálf/ur eftir Tæknilega getum við öll verið í sambandi allan sólahringinn en í dag snúast nútímastjórnarhættir um að huga vel að líðan og heilsu starfsmanna, passa vel upp á að allir fái sinn hvíldartíma og að almenn virðing sé borin fyrir aðskilnaði einkalífs og vinnu. Ef starfsmaður er í fríi eða veikur, á hann/hún ekki að hafa áhyggjur af því hvaða tölvupóstar eru mögulega að detta inn í inboxið. Ekki vera stjórnandinn sem vanvirðir þetta þegar þér hentar. Leggðu frekar línurnar og fylgdu eftir þeim reglum sjálfur. Vertu leiðandi í að skapa vinnustaðamenningu þar sem tölvupóstar, framsetning, tímasetning og tíðni skipta máli. Það á ekkert síður við um hvernig, hvenær og hversu fljót/ur þú ert að svara tölvupóstum sem þér berast.
Stjórnun Góðu ráðin Mest lesið Stefna á að hefja starfsemi á Möltu innan tíu vikna Viðskipti innlent Arnar Þór og Unnur Lilja skipta búi Play Viðskipti innlent „Það er svo langt síðan að við höfðum ekki trú á Play“ Viðskipti innlent Fallið frá kröfum um neyðarfjarskipti á hálendinu Viðskipti innlent Segir ekki honum að kenna að Play hafi farið á hausinn Viðskipti innlent Hrun í makríl og kolmunna Viðskipti innlent Norðlensk framleiðsla sem er að slá í gegn á Íslandi Samstarf Bændaferðir færa sig í skemmtiferðasiglingar Viðskipti innlent Snaps teygir anga sína út á Hlemm Viðskipti innlent Play með sex prósent flugsæta til og frá landinu Viðskipti innlent Fleiri fréttir „Höfum aldrei þurft að hugsa um þetta áður“ Finnsson fjölskyldan: „Það var samt eitthvað svo fallegt við þetta“ Sannfærð um að hún var Skoti í fyrra lífi Ekki of seint að breyta starfsframa eða vinnu eftir fimmtugt Að líða eins og svikara í vinnunni „Fyrir löngu orðin að aðstoðarmanninum sem ég leitaði að í tólf ár“ „Prófaðu að segja við AI: Ókei, ég vil að þú hjálpir mér í vinnunni“ Valsstelpa í lyfjabyltingu: „Ég var alltaf svolítið skrýtin blanda“ Lögreglustjórinn: Segir pabbabrandara, elskar krimmasögur og segir húmor vanmetinn Vaxtaverkir í golfi: Kylfingum fjölgar um þúsundir á ári SVÓT viðtöl við alla starfsmenn: „Gerðu þetta bara!“ „Eitt sinn var ég ekki svo lánsöm að tilheyra stóru vinkonusamfélagi“ „Er nú rétt að jafna mig á slæmu Wham! blæti“ Algengustu og neyðarlegustu mistökin í tölvupóstum Hinseginvottun: „Það er heldur engin kynjamerking á salernum fyrir fatlaða“ Gervihjónabönd: Að eiga vinnueiginmann eða vinnueiginkonu Framkvæmdastjóri Olís: „Ekki hleypa henni að græjunum“ Hryllingssögur og dæmi: „Slúbbertar halda heilu stofnunum í gíslingu“ Slúbbertar hjá ríkinu: „Erum að skapa ófremdarástand“ Sjá meira